Algemene Voorwaarden

Baro Systems BV, handelend onder de naam Indeco Agency
Versie: 1.3 – 20.08.2025

1. Definities en Toepasselijkheid

1.1 Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

  • Baro Systems BV: de besloten vennootschap naar Belgisch recht, gevestigd te Hoevensebaan 267, 2950 Kapellen, België, met ondernemingsnummer 0831.373340, handelend onder de naam “Indeco Agency”;
  • Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Baro Systems BV een overeenkomst sluit of aan wie een offerte wordt uitgebracht;
  • Diensten: alle door Baro Systems BV geleverde producten en diensten, waaronder maar niet beperkt tot:
    • Webdesign en -development
    • Website-templates en maatwerksoftware
    • Domeinregistratie en -beheer
    • Hosting en serverdiensten
    • Online marketing en SEO-diensten
    • Software-automatisering en implementatie van open source oplossingen
    • Onderhoud, support en consultancy
  • Website: alle door Baro Systems BV ontwikkelde of beheerde websites en webapplicaties;
  • Persoonsgegevens: alle gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals gedefinieerd in de GDPR.

1.2 Toepasselijkheid

  1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van Baro Systems BV.
  2. Afwijkingen zijn slechts geldig indien uitdrukkelijk en schriftelijk door Baro Systems BV bevestigd.
  3. Eventuele algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk aanvaard.

2. Aanbiedingen en Overeenkomsten

2.1 Offertes

  1. Alle offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld.
  2. Baro Systems BV behoudt zich het recht voor opdrachten te weigeren zonder opgave van redenen.
  3. Prijzen in offertes zijn gebaseerd op de ten tijde van de offerte geldende tarieven en omstandigheden.

2.2 Totstandkoming

  1. Overeenkomsten komen tot stand door schriftelijke bevestiging van Baro Systems BV of door aanvang van werkzaamheden.
  2. Mondeling overeengekomen wijzigingen zijn slechts geldig na schriftelijke bevestiging.

3. Prijzen en Betalingsvoorwaarden

3.1 Prijsstelling

  1. Alle prijzen zijn exclusief BTW en andere heffingen, tenzij anders vermeld.
  2. Baro Systems BV is gerechtigd prijzen jaarlijks aan te passen conform de consumentenprijsindex.
  3. Voor lopende diensten (hosting, onderhoud) gelden de op het moment van facturatie geldende tarieven.

3.2 Betaling

  1. Betaling geschiedt binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
  2. Voor hostingdiensten en domeinregistraties geldt vooruitbetaling per jaar.

3.3 Betalingsachterstand

  1. Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim zonder ingebrekestelling.
  2. Over het verschuldigde bedrag is nalatigheidsinterest verschuldigd van 10% per jaar.
  3. Baro Systems BV is gerechtigd buitengerechtelijke incassokosten (15% van het factuurbedrag, minimum €100) in rekening te brengen.
  4. Bij betalingsachterstand kan Baro Systems BV diensten opschorten tot volledige betaling.

4. Uitvoering van Diensten

4.1 Algemeen

  1. Leveringstermijnen zijn indicatief en vormen geen fatale termijnen.
  2. De Klant verleent tijdig volledige medewerking en levert alle benodigde informatie en materialen aan.
  3. Vertragingen door de Klant kunnen leiden tot bijkomende kosten.

4.2 Webdevelopment

  1. Ontwikkeling gebeurt in fasen met tussentijdse goedkeuringen van de Klant.
  2. Wijzigingen na goedkeuring worden separaat gefactureerd.
  3. De Klant test en keurt het eindresultaat goed binnen 7 dagen na oplevering.

4.3 Hosting en Domeindiensten

  1. Beschikbaarheid: Baro Systems BV streeft naar 99,5% uptime op jaarbasis, exclusief gepland onderhoud.
  2. Back-ups: Er worden dagelijkse back-ups gemaakt, bewaard gedurende 30 dagen.
  3. Eigendom domeinen: Domeinen blijven eigendom van de Klant; Baro Systems BV treedt op als technisch beheerder.
  4. Verhuizing: Bij contractbeëindiging wordt kosteloos medewerking verleend aan domein- en data-overdracht.

4.4 Open Source Software

  1. Baro Systems BV implementeert open source software onder de respectievelijke licenties.
  2. De Klant is verantwoordelijk voor naleving van toepasselijke licentievoorwaarden.
  3. Updates en security patches worden geïnstalleerd volgens overeengekomen onderhoudsschema.

5. Gegevensbescherming en Privacy

5.1 Persoonsgegevens

  1. Voor de verwerking van persoonsgegevens gelden onze Privacy Statement en eventuele Verwerkersovereenkomst.
  2. Baro Systems BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens.
  3. De Klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van gegevensverzameling en -verwerking op zijn website.

5.2 Geheimhouding

Baro Systems BV behandelt alle verkregen informatie strikt vertrouwelijk en gebruikt deze uitsluitend voor uitvoering van de overeenkomst.

6. Intellectueel Eigendom

6.1 Bestaande Rechten

  1. Alle bestaande intellectuele eigendomsrechten van Baro Systems BV blijven te allen tijde behouden.
  2. Templates, standaard modules en bestaande code-bibliotheken blijven eigendom van Baro Systems BV.

6.2 Maatwerk

  1. Maatwerkdevelopment: Specifiek voor de Klant ontwikkelde functionaliteiten worden eigendom van de Klant na volledige betaling.
  2. Gebruiksrecht: Baro Systems BV behoudt het recht om algemene ontwikkelkennis en -technieken te gebruiken voor andere projecten.

6.3 Open Source

Bij implementatie van open source software blijven de respectievelijke licentievoorwaarden van toepassing.

6.4 Auteursrecht Derden

De Klant vrijwaart Baro Systems BV tegen claims betreffende door de Klant aangeleverde content, afbeeldingen of materialen.

6. Ongeoorloofd Gebruik en Verplichtingen Klant

6.1 Toegestaan Gebruik

  1. De Klant mag de diensten uitsluitend gebruiken conform deze voorwaarden en toepasselijke wet- en regelgeving.
  2. Verboden zijn onder meer: spam, illegale downloads, inbreukmakende content, pornografisch materiaal, en activiteiten die schade kunnen veroorzaken aan Baro Systems BV of derden.

6.2 Vrijwaring

De Klant vrijwaart Baro Systems BV tegen alle claims, schade en kosten voortvloeiend uit ongeoorloofd gebruik of schending van deze voorwaarden.

6.3 Email Marketing Verplichtingen

Voor email marketing diensten gelden aanvullend de volgende verplichtingen:

  1. Rechtmatige lijsten: De Klant garandeert dat alle email-adressen rechtmatig zijn verkregen met expliciete toestemming van de ontvangers;
  2. Compliance: Naleving van GDPR, CAN-SPAM Act, en andere toepasselijke anti-spam wetgeving;
  3. Opt-out mogelijkheid: Elke email bevat een functionerende uitschrijvingslink;
  4. Geen gekochte lijsten: Het gebruik van gekochte, gehuurde of anderszins verkregen commerciële email-lijsten is strikt verboden;
  5. Content restricties: Geen misleidende subject lines, phishing-achtige content of illegale aanbiedingen;
  6. IP-reputatie: De Klant is aansprakelijk voor schade aan de reputatie van Baro Systems BV’s email-infrastructuur.

6.4 Cybersecurity Verplichtingen

  1. Sterke authenticatie: Gebruik van sterke wachtwoorden en waar mogelijk two-factor authenticatie;
  2. Software updates: Tijdige installatie van door Baro Systems BV aangeboden security updates;
  3. Verdachte activiteiten: Onmiddellijke melding van verdachte activiteiten, inlogpogingen of security incidenten;
  4. Toegangsbeheer: Beperking van toegangsrechten tot noodzakelijke personen;
  5. Malware preventie: Gebruik van adequate antivirus software op eigen systemen.

6.6 Beveiligingsincidenten

  1. Meldingsplicht: De Klant meldt security incidenten onmiddellijk aan Baro Systems BV;
  2. Onderzoek: Baro Systems BV mag onderzoek instellen naar (vermeende) inbreuken;
  3. Herstelmaatregelen: Kosten voor herstel van security incidenten komen voor rekening van de Klant indien veroorzaakt door niet-naleving van beveiligingsvoorschriften;
  4. Data breach: Bij data breach door klant-nalatigheid draagt de Klant alle gerelateerde kosten en aansprakelijkheid.

6.7 Email Marketing Sancties

Bij overtreding van email marketing regels kan Baro Systems BV:

  1. Email-diensten onmiddellijk opschorten;
  2. Alle kosten voor IP-reputatieherstel doorberekenen;
  3. Schadevergoeding vorderen voor reputatieschade aan email-infrastructuur;
  4. De overeenkomst ontbinden zonder opzegtermijn.

7. Aansprakelijkheid

7.1 Beperking per Dienst

De aansprakelijkheid van Baro Systems BV is als volgt beperkt:

Voor hostingdiensten en onderhoud:

  • Maximum het bedrag van 6 maanden hostingvergoeding
  • Uitsluitend directe schade

Voor ontwikkelprojecten:

  • Maximum het voor het specifieke project betaalde bedrag
  • Bij projecten >€15.000: maximum €15.000 per incident

Algemeen maximum: €25.000 per kalenderjaar voor alle claims gezamenlijk.

7.2 Volledige Uitsluiting

Baro Systems BV is niet aansprakelijk voor:

  1. Indirecte schade zoals gederfde winst, omzetverlies, reputatieschade of gevolgeschade;
  2. Hostingrisico’s waaronder website downtime, dataverlies, e-mail onderbreking, back-up problemen;
  3. Cybersecurity incidenten inclusief maar niet beperkt tot:
    • Hacking, malware, ransomware, phishing aanvallen
    • Data breaches of unauthorized access tot klant accounts
    • DDoS-attacks, botnet activiteiten
    • Verlies of diefstal van gegevens door cyberaanvallen
    • Schade door virussen, trojans, of andere kwaadaardige software
  4. Email deliverability waaronder:
    • Blacklisting van IP-adressen door spam filters
    • Geblokkeerde emails door ontvangende servers
    • Reputatieschade aan email-infrastructuur
    • Verlies van email deliverability rates
  5. Derde partijen zoals provider storingen, overheidsmaatregelen, telecommunicatie onderbreking;
  6. Klant fouten onjuiste of onvolledige door de Klant verstrekte informatie of content;
  7. Open source software bugs, security issues of licentie-inbreuken in geïmplementeerde software;
  8. Regulatory compliance boetes, sancties of juridische procedures wegens niet-naleving van GDPR, anti-spam wetgeving of andere regelgeving door de Klant;
  9. Technische beperkingen inherent aan internetdiensten en software.

7.3 Voorwaarden Aansprakelijkheid

  1. Schade moet schriftelijk worden gemeld binnen 14 dagen na ontdekking.
  2. De Klant moet aantonen dat schade direct voortvloeit uit toerekenbare tekortkoming van Baro Systems BV.
  3. De Klant moet alle redelijke maatregelen hebben genomen om schade te beperken.

7.4 Back-up Verantwoordelijkheid

De Klant blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor adequate back-ups van zijn gegevens, websites en systemen.

7.5 Force Majeure

Baro Systems BV is niet aansprakelijk voor niet-nakoming door overmacht, waaronder internetstoring, stroomuitval, overheidsmaatregelen of andere onvoorzienbare omstandigheden.

8. Beëindiging

8.1 Door de Klant

  1. Opzegging van lopende diensten kan met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden.
  2. Bij voortijdige beëindiging van projecten zijn gemaakte kosten en 25% van het resterende bedrag verschuldigd.

8.2 Door Baro Systems BV

  1. Bij wanprestatie, faillissement of surseance van de Klant kan onmiddellijke ontbinding plaatsvinden.
  2. Bij structurele betalingsachterstand kan de overeenkomst worden opgezegd na schriftelijke waarschuwing.

8.3 Gevolgen

  1. Bij beëindiging vervallen alle gebruiksrechten van de Klant op eigendomsrechtelijk beschermde materialen.
  2. Baro Systems BV verleent kosteloos medewerking aan data-overdracht gedurende 30 dagen.

9. Klachten en Geschillenbeslechting

9.1 Klachtenprocedure

  1. Klachten worden schriftelijk ingediend binnen 7 dagen na levering.
  2. Baro Systems BV bevestigt ontvangst binnen 5 werkdagen en streeft naar oplossing binnen 30 dagen.
  3. Het indienen van een klacht schort betalingsverplichtingen niet op.

9.2 Remedies

Bij gegronde klachten kiest Baro Systems BV tussen kosteloos herstel, vervangende levering of gedeeltelijke restitutie.

10. Slotbepalingen

10.1 Toepasselijk Recht

Op alle rechtsverhoudingen is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.

10.2 Bevoegde Rechtbank

Geschillen worden beslecht door de rechtbanken van Antwerpen.

10.3 Wijzigingen

  1. Baro Systems BV kan deze voorwaarden wijzigen met een opzegtermijn van 30 dagen.
  2. Wijzigingen worden gepubliceerd op de website en schriftelijk meegedeeld.
  3. Bij bezwaar kan de Klant de overeenkomst beëindigen.

10.4 Nietigheid

Indien een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven overige bepalingen van kracht. De nietige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk de oorspronkelijke bedoeling benadert.